بیمه گذار مکلف است وقوع هرگونه حادثه موضوع این بیمه نامه و همچنین هرنوع ادعا ویا مطالبه علیه خود را که به این بیمه نامه مربوط شود اعم از این که مطالبه وادعاکتبی یا شفاهی و یا بصورت ارسال اظهارنامه و یا اقامه دعوی در مراجع قضایی باشد، بدون فوت وقت در اولین زمان ممکن و حداکثر ظرف مدت پنج روز (به استثنای تعطیلات رسمی) از تاریخ وقوع آن به اطلاع بیمه گر برساند و نیز مکلف است متعاقباً کیفیات مطالبه ویادعوی نام و نشانی مطالبه کننده ویااقامه کننده دعوی وعنوانی که به موجب آن مطالبه خسارت ویا اقامه دعوی شده است را به همراه مشخصات زیاندیده، نام و نشانی شهود احتمالی، مبلغ مورد ادعا و هرگونه اطلاعات، مشخصات و نکات دیگر مربوط به موضوع را که بر‌ آن وقوف داردو نیز هر نوع اسناد و مدارکی را که در این باره دراختیار دارد به بیمه گرتسلیم وبیمه گر را در تحقیقات ورسیدگی ودفاع کمک نماید.
بیمه گذار بایستی جهت بازدید از محل حادثه و انجام امور کارشناسی همکاری لازم را با بیمه گر به عمل آورد.

اعلام حادثه

شماره بیمه نامه، زمان و مکان حادثه، مشخصات زیاندیده یا زیاندیدگان و شرح مختصری در خصوص نحوه بروز حادثه و علت اولیه وقوع آن

مدارک مورد نیاز در صورت جراحت (هزینه پزشکی) و نقص عضو

1. گزارش حادثه (ترجیحا تکمیل شده با فرم سازمان تامین اجتماعی)
2. مدارک شناسایی زیاندیده (کپی کارت ملی و شناسنامه)
3. گزارش بازرس اداره کار (مبنی بر تعیین میزان قصور کارفرما یا عوامل وی)
4. تمامی گزارشات پزشکی قانونی (در صورت مراجعه زیاندیده به مراجع قضایی)
5. تمامی مدارک بیمارستانی علی الخصوص برگ اورژانس و در صورت درخواست هزینه های پزشکی ارائه تمامی فاکتورهای پزشکی و بیمارستانی
6. گواهی پزشک معتمد در خصوص نوع حادثه و خاتمه درمان
7. رونوشت بیمه نامه، و ضمائم آن (تمامی صفحات پشت و رو)
8. مدارک استخدامی، کارت اشتغال به کار و یا کپی لیست تامین اجتماعی در ماه وقوع حادثه و یک ماه قبل آن
9. در پروژه های ساختمانی کپی پروانه ساختمان

مدارک لازم در صورت فوت

1. گزارش حادثه ( ترجیحا تکمیل شده با فرم سازمان تامین اجتماعی)
2. مدارک استخدامی، کارت اشتغال به کار و یا کپی لیست تامین اجتماعی در ماه وقوع حادثه و یک ماه قبل آن فتوکپی برابر اصل شده گزارش بازرس اداره کار (مبنی بر تعیین میزان قصور کارفرما یا عوامل وی)
3. فتوکپی برابر اصل شده شناسنامه باطل شده متوفی
4. فتوکپی برابر اصل شده گواهی فوت و جواز دفن
5. فتوکپی برابر اصل شده گواهی انحصار وراثت
6. فتوکپی برابر اصل شده گزارش پزشکی قانونی
7. فتوکپی برابر اصل شده گزارش مقامات انتظامی
8. فتوکپی برابر اصل شده رای دادگاه (در صورت انجام شکایت و تشکیل پرونده در دادسرا)
9. فتوکپی برابر اصل شده قیم نامه و نامه اداره سرپرستی (در صورت وجود فرزند یا فرزندهای صغیر)
10. تصویر شناسنامه های وراث قانونی متوفی
11. برگه ماموریت متوفی (در صورت فوت به هنگام ماموریت)
12. رونوشت بیمه نامه تمامی صفحات پشت و رو
13. در بیمه نامه ساختمانی کپی پروانه ساختمان